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Elektronische Rechnungen und Einnahmen: Wie Sie Zusammenpassen

Der Händler stellt zwei verschiedene Bescheinigungen aus: den Beleg für Privatkunden und die elektronische Rechnung für Transaktionen zwischen Unternehmen, verpflichtend seit 1. Januar 2019 (Gesetz 145/2018). Wer stets Faktura ausstellt, ist vom Beleg befreit, und Karteneinnahmen müssen mit den ausgestellten Dokumenten abgestimmt werden.

Elektronische Rechnungen und Einnahmen: Leitfaden Händler

Beleg vs elektronische Rechnung: wer was erhält

Dokument	Kunde	Instrument und Norm
RoxPay POS Smart	B2C-Kunden mit Karte bezahlt	Elektronischer Beleg über verbundene telematische Kasse, Gutschrift in 48 Stunden
Elektronischer Beleg	Verbraucher (B2C)	Telematische Kasse mit Übertragung, QR oder SMS (Art. 1-bis DL 124/2019)
Elektronische Rechnung	Unternehmen und Freiberufler (B2B)	Verpflichtend seit 1. Januar 2019 (Gesetz 145/2018), Versand über das Austauschsystem (SdI)
Vereinfachte Rechnung	Händler ohne Belegpflicht	Wer stets Faktura ausstellt, stellt keinen Beleg aus

Quellen: Agenzia delle Entrate (elektronische Fakturierung), Gesetz 145/2018, Art. 1-bis DL 124/2019. Die Art des Dokuments hängt vom Kunden ab, nicht von der Zahlungsmethode.

Elektronische Rechnung und Beleg: zwei verschiedene Kanäle

Der Händler stellt das Dokument je nach Kunde aus, nicht je nach Zahlungsmethode. Dem Verbraucher (B2C) stellt er das Handelsdokument (Beleg) aus, durch die telematische Kasse mit Übertragung der Umsätze an die Agenzia delle Entrate bescheinigt: der [Leitfaden zum elektronischen Beleg](/de/ressourcen/elektronischer-beleg-pflichten-2026) deckt die Pflichten 2026 ab.

Dem Unternehmen oder Freiberufler (B2B) stellt er die elektronische Rechnung aus, verpflichtend seit 1. Januar 2019 gemäß Gesetz 145/2018, gesendet über das Austauschsystem (SdI) mit dem Empfängerkode (7 Zeichen) oder der PEC des Kunden.

Der praktische Punkt ist die Kombination: ein Firmenkunde, der mit Karte bezahlt, verlangt in der Regel die elektronische Rechnung. Die Einnahme läuft über das POS, die Rechnung geht von der Verwaltungssoftware zum SdI. Zwei parallele Abläufe, die in der Buchhaltung übereinstimmen müssen.

Die POS-Kassenverbindung: die Pflicht, die Einnahme und Bescheinigung verbindet

Seit 1. Januar 2026 muss jedes POS administrativ mit der telematischen Registrierkasse verbunden werden (Haushaltsgesetz 2025, Absätze 74-77), über die logische Zuordnung im Portal Fatture e Corrispettivi. Der kartenzahlte Betrag muss mit dem übermittelten Umsatz übereinstimmen.

Diese Regel ist der Punkt, wo Einnahme und Bescheinigung sich treffen: kassiert das POS 300 Euro, muss der bescheinigte Umsatz dieselbe Zahl erzählen. Ein POS mit Unterstützung bei der Zuordnung und eine Software, die Kasse und Zahlungen integriert, vermeiden manuelle Abstimmung. Das Verfahren steht im [Leitfaden zur POS-Kassenverbindung](/de/ressourcen/payment-gateway-fuer-kmu-ratgeber).

Wer stets Faktura ausstellt, ist vom Handelsdokument befreit: in diesem Ablauf bleibt die Karteneinnahme als Transaktion bescheinigt, das Buchhaltungsdokument ist die elektronische Rechnung zum SdI.

Wie die elektronische Einnahme in die Buchhaltung kommt

Der Händler, der über POS, Zahlungslink oder E-Commerce kassiert, erhält aggregierte Gutschriften auf dem Firmenkonto: ohne strukturierte Zusammenfassungen muss die Buchhaltung die Zuordnung zwischen Rechnungen und Einnahmen von Hand rekonstruieren.

Mit RoxPay liefert das Dashboard die monatliche Zusammenfassung der Transaktionen und Gebühren, nützlich für die Buchhaltung und für das 30%-Steuerguthaben auf Gebühren (Art. 22 DL 124/2019, Steuercode 6916, Rahmen RU, für Unternehmen bis 400.000 Euro Umsatz, wie im [Steuerguthaben-Leitfaden](/de/ressourcen/pos-steuerguthaben-2026) beschrieben).

Für E-Commerce ist die Sequenz identisch mit einem Schritt mehr: die Bestellung erzeugt die Zahlung auf dem Gateway, die Gutschrift kommt in 48 Stunden und die elektronische Rechnung geht von der Software. Der [Leitfaden zur Gateway-Wahl](/de/ressourcen/payment-gateway-fuer-kmu-ratgeber) nennt die Kriterien für Reporting und Integrationen.

Kosten: Einzugsgebühren und Besteuerung

Elektronischer Einzug und elektronische Fakturierung haben unabhängige Kosten. Bei der Gebühr wenden Blended-Tarife einen einzigen Prozentsatz an, typischerweise zwischen 1,4% und 1,95% je Anbieter; mit IC++ ist jede Komponente getrennt und prüfbar: regulierter Interchange (0,2% Debit, 0,3% Kredit, EU-Verordnung 2015/751), Scheme Fee und Aufschlag.

RoxPay wendet 0,15 € + 0,35-0,85% (IC++) je Transaktion an, ohne monatliche Grundgebühr. Das Steuerguthaben auf Gebühren greift bei jedem Finanzunternehmen, also auch bei RoxPay-Gebühren, und die monatliche Dashboard-Zusammenfassung vereinfacht die Deklaration.

Die Simulation Posten für Posten steht im [POS-Kostenvergleich](/de/ressourcen/payment-gateway-fees-comparison).

Häufig gestellte Fragen

Wann ist die elektronische Rechnung nötig, wann der Beleg?

Dem Verbraucher stellen Sie das Handelsdokument aus (durch die telematische Kasse bescheinigter Beleg); dem Unternehmen oder Freiberufler die elektronische Rechnung, zwischen Unternehmen verpflichtend seit 1. Januar 2019 (Gesetz 145/2018) und über das Austauschsystem gesendet.

Muss wer stets Faktura ausstellt, einen Beleg ausstellen?

Nein. Der Händler, der stets Faktura ausstellt, ist vom Handelsdokument befreit, gemäß den Regeln zu den Umsätzen. Kraftstoffverkauf, Warenautomaten und das Laden von Elektrofahrzeugen gehören zu den übrigen Befreiungen.

Muss das POS dem übermittelten Umsatz entsprechen?

Ja. Seit 1. Januar 2026 ist jedes POS administrativ mit der telematischen Registrierkasse zu verbinden, und der kartenzahlte Betrag muss mit dem an die Agenzia delle Entrate übermittelten Umsatz übereinstimmen (Haushaltsgesetz 2025). Die unterbliebene Verbindung wird der unterlassenen Umsatzerfassung gleichgestellt: 90% der Umsatzsteuer mit mindestens 500 Euro.

Stellt RoxPay die elektronischen Rechnungen aus?

Nein. RoxPay ist ein Payment-Gateway, keine Fakturierungssoftware: die elektronische Rechnung wird von Ihrer Software an das Austauschsystem gesendet. RoxPay liefert das POS, das E-Commerce-Gateway und die monatliche Gebührenzusammenfassung für die Buchhaltung. RoxPay ist keine Bank und eröffnet keine Konten.

Berechtigen RoxPay-Gebühren zum Steuerguthaben?

Ja. Das 30%-Steuerguthaben auf Gebühren für elektronische Zahlungen (Art. 22 DL 124/2019) greift bei Gebühren jedes Anbieters, innerhalb der Grenze von 2.000 Euro jährlich pro Empfänger und für Unternehmen bis 400.000 Euro Umsatz. Das RoxPay-Dashboard liefert die monatliche Zusammenfassung mit Steuercode 6916.

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